OFFICE COLUMN オフィスコラム

2017/11/16 オフィス構築

オフィスの文具を綺麗に整頓

弊社はオフィス関連総合商社です。オフィスの構築だけでなく、お客様が日頃ご利用の文房具の調達などもメイン事業です。
そのため、日頃から文房具のサンプルやノベルティーで作成したお客様のサンプル・仕入先で頂いたサンプルなど文房具が無くて困る事は殆どありません。

皆さんのオフィスでは、社内で利用している文房具はどのように保管し、運用していますか?
弊社は6フロアを使って業務を行っています。文房具は基本的には3Fの総務で購入・保管しています。
利用頻度の高い、クリアファイル・封筒・送り状などは各階、必要な分を気づいた人が取りに行きます。
欲しいものがあるときは①3F総務の保管スペースに取りに行く。②無いものは総務に手配依頼をかける。という具合です。
但し、総務の保管場所は少し執務エリアの奥まった箇所にあり探しにくいという課題がありました。

今までの文具の保管は左記のような感じです。
キャビネットの扉は3枚引き違いを利用し、見た目には何処に文房具が入っているのかは、分からない状況です。

それを今回、コクヨさんが提供している「サプライドック」を作成し運用変更することにしました。
右写真です。

キャビネット2本で構築しました。

下のラテラルにはリサイクルファイルを入れられるようにしました。

コクヨさんは、文具はもちろん家具も製造しているメーカーです。
2017年夏にコクヨさんから「NEOS」というファイルとファイル整理BOXの新製品が登場しました。
この製品は、家具も製造しているコクヨさんならではの新製品です。
最近のオフィスの主流として、「見せるオフィス」が増えています。そんな中、実用的に使うファイルやファイルBOXが無機質では必ず収納にいれないといけない。
でも、それでは収納庫減らせない・机の上にファイルを出しておくとオフィスが汚れた感じがする。

そんな、企業にはもってこいの新商品です。
「機能」「デザイン」「カラー」の3点を軸に開発された、コクヨの新定番ファイルシリーズです。
カラー展開もファイルBOX/ファイルとも6色展開で、今までとは違うシックなカラー展開です。
どんな煩雑な書類もこれに入れれば、綺麗に整理整頓できます。
組み合わせにより、エグゼクティブやナチュラルテイストなど、さまざまなコンセプトの空間に調和します。

このNEOSシリーズと「サプライドッグ」をくみあわせれば、オフィスの文房具も綺麗に整頓され、文具の発注の手間や探す手間など働き方改革にもつながります。
「サプライドッグ」は、オフィスの一部に文具や作業スペースをまとめて展開し、社内のチョットしたコミュニケーションを生み出そうという提案にもなります。
運用としては
①文具が必要な人がサプライドッグに行き欲しい文具を取る。
②在庫が残り1個になった段階で、「文具補充カード」をカード入れに入れる。
③管轄部署が定期的(週1など)に「文具補充カード」を回収し、手配をする。
という流れになります。

弊社でも、運用のご相談・通常文具の手配などを承る事が可能です。

文具を整理整頓し、皆さんのオフィスも綺麗を保ち気持ちよく仕事をしていきましょう。