OFFICE COLUMN オフィスコラム

2019/08/25 働き方

テレワークを導入して働き方改革を進めよう!中小企業向け導入方法についてまとめてみた

こんにちは!オカモトヤです!
 
最近、よく「働き方改革」といった言葉を耳にすると思います。それに伴って、テレワークという言葉をよく聞くはずです。ですが、この「テレワーク」をどうやって、導入して行けばわからず、戸惑っている方も多いのではないでしょうか。そこで、今回の記事ではテレワークの導入方法についてかなり詳細にまとめましたので、ぜひ皆さまご一読下さい!
 


    目次


  • 1)テレワークの目的の明確化

  • 2)テレワークの実施範囲の明確化

  • 3)対象者

  • 4)まとめ

1)テレワークの目的の明確化

テレワークの導入に向けて、テレワークの推進体制を社内で作る事が重要です。 そのためにも、社内の各部署がなぜテレワークを導入するかしっかりと理解する事が求められます。特にテレワーク導入に関わる部署やそのメンバーが中心となり、導入を検討している部門のを交えて話し合いが重要です。そして、セキュリティに関する問題は、いくらテレワークの導入によって生産性が上がる事が分かっていても、クリアしないと中々、導入が進まないことになります。そこで、横串的に全部署へ、①なぜテレワークが必要か②導入する上でセキュリティ問題など会社のコンプライアンスが脅かされる事がないかこの2点をチェックする事が必要です。

2)テレワーク実施範囲の検討 

 テレワークを導入するに当たっては、まずはその実施範囲について決める必要があります。その際に、誰に向けたものかという視点でまずは考えましょう。①誰に向けたものか  テレワークの利用を希望するすべての従業員が、業務の種類にかかわらずテレワークを実施できることが理想です。対象者の選定に当たっては、まず関係者に納得してもらえるよう、明確な基準を設けましょう。 また基準を設けた後に、他に基準項目に漏れがないかもしっかり考える必要があります。ここで、基準を設けることにより、実際に試験導入をした後に基準を超えていた場合、全社的に導入する事が容易になります。特にライフステージに関係した利用ルールや対象者の制限を設ける場合、まずは対象の従業員にニーズ調査をしましょう。テレワーク対象者の利用ニーズと、企業や団体がテレワークを導入する目的との バランスが重要です。

対象者を制限した場合でも、対象者が実際にテレワークを実施するかどうかは、本人の意思
によるべきです。例えば、トライアルの際には、対象者の基準を設けた上で「社内でテレワークを実施してみたい従業員を募る」という試みをしてみるのもよいでしょう。 

(3)対象業務の整理

テレワークの対象となる業務を選定するに当たっては、「業務」単位で整理することがポイントです。まずは、業務全体の「洗い出し」を行い、テレワークで実施しやすい業務と実施しにくい業 務を整理する事が重要です。

●業務にかかる時間 :その業務にどれくらいの時間がかかるか 
●使用する書類 : その業務で使用する書類はあるか、その書類は紙媒体 か電子ファイルか 
●使用するシステムやツール : テレワークでも実施可能なシステムやツールが揃っているか
●セキュリティリスク :業務上で取り扱う個人情報等があるか 
●コミュニケーション量 : 業務は何人で行うか、関係者とのやりとりの頻度はどのくらいか
●セキュリティ的な側面:社員がパソコンを持ち帰ったりした際に外部に、会社の情報がないか。

などが、対象業務を洗い出す際に使えると言えます。

4)まとめ

いかがだったでしょうか。次回の記事では、実際に試験的に導入した後にどうやって本格的に導入するか、また、リモートワークで生産性を上げるためにどうすればよいか触れていきます。ぜひ、ご覧下さい!リモートワークは、日本でもまだ、4%の会社でしか取り入れられていません。そのため、リモートワークをどう、導入すれば良いか迷っているという声を多く聞きます。そこで今回の記事を始め、他の記事でもリモートワーク導入に関して関連事項をまとめております!そちらもぜひ、ご確認ください!皆さんの会社でもリモートワークの導入が進む事を祈っております!

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オカモトヤでは、2019年5月より営業職にテレワークを試験導入しています。
導入の理由は、①共働きの若い男性社員が多いので朝の保育園の送迎や、子供の通院・看護などに柔軟に対応していく為②インフルエンザや傷病などで、元気だが出社できない状況の時PCでの作業などを円滑に行い業務時間内に仕事を終了させる為③来年のオリンピックに向けて国・都に貢献していく為です。また、営業職に導入しているのは、内勤スタッフに先駆けてPCを配布しセキュリティー面でも安全性がたもたれている事や、直行直帰などの運用も進んでる為です。

規定の整備なども合わせて検討しながら、より自社にあった快適な働き方の手法として確立していく事を考えております。
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